In een eerdere blog toonden we hoe je met het Rekening-Courant Controle Dashboard grip krijgt op onderlinge posities tussen entiteiten. Deze keer belichten we een andere essentiële maar vaak onderschatte controle: de aansluiting tussen de loonjournaalposten uit de boekhouding en salarisadministratie.
Van handmatige verwerking naar geautomatiseerde koppeling
De tijden dat loonjournaalposten elke maand handmatig werden ingevoerd zijn grotendeels voorbij. Moderne salarisadministratiesoftware is nu standaard uitgerust met automatische koppelingen naar financiële systemen. Het proces werkt via een vooraf geconfigureerde mapping waarbij looncodes worden gekoppeld aan specifieke grootboekrekeningen. Na elke salarisrun wordt er automatisch een journaalpost gegenereerd in het boekhoudpakket.
Dit klinkt waterdicht. En in veel gevallen functioneert het inderdaad probleemloos. Maar ironisch genoeg zorgt juist het ogenschijnlijk foutloze karakter van deze automatisering ervoor dat er nauwelijks nog iemand controleert of alles wel correct verloopt.
Verborgen fouten komen pas laat aan het licht
In de dagelijkse praktijk blijkt echter dat er toch regelmatig problemen opduiken. Denk aan onjuist toegekende looncodes, wijzigingen in de salarisstructuur die niet worden doorgevoerd in de mapping-configuratie, of discrepanties tussen de inrichting van het salaris- en het financiële systeem.
Het echte probleem? Deze afwijkingen blijven vaak maandenlang onder de radar tot aan de jaarafsluiting. Wanneer de cijfers dan grondig worden geanalyseerd of geconsolideerd, komt plotseling aan het licht dat de loonkosten in het grootboek niet aansluiten op wat de salarisadministratie rapporteert.
De nasleep hiervan is vaak tijdrovend en frustrerend. Salarisadministrateurs en financials hanteren verschillende terminologieën en benaderingen. Waar de eerste denkt in termen van looncodes en salarisruns, redeneert de ander vanuit grootboekrekeningen en journaalboekingen. Het achterhalen van de oorzaak van discrepanties en het herstellen van de aansluiting wordt daardoor een moeizaam proces.
Automatische controle met onze data-oplossing
Met de Loonjournaalpostcontrole van The Big Data Chef is deze problematiek definitief verleden tijd. We hebben een directe integratie ontwikkeld met toonaangevende systemen zoals Exact Online en Nmbrs, waardoor de data uit beide bronnen volledig automatisch wordt vergeleken in een helder Power BI-dashboard.
Onze controle functioneert op twee kritieke niveaus:
-
Totaalniveau: Komen de gezamenlijke loonjournaalposten uit Nmbrs overeen met wat er in Exact Online is geboekt?
-
Regelniveau: Welke specifieke regels vertonen afwijkingen, ontbreken, of zijn mogelijk dubbel geregistreerd?
Met één oogopslag op het dashboard zie je direct welke entiteiten, periodes of specifieke posten aandacht vereisen.
Direct naar de kern van het probleem
Het dashboard biedt niet alleen zicht op wát er niet klopt, maar helpt ook bij het begrijpen waaróm. Door de relevante data overzichtelijk naast elkaar te presenteren, kunnen zowel controllers als salarisadministrateurs sneller tot de kern van het probleem doordringen. Geen tijdrovende Excel-extracties of handmatige vergelijkingen meer, maar betrouwbare controles op basis van real-time gegevens.
Zo transformeren we een controle die voorheen slechts jaarlijks plaatsvond tot een efficiënt onderdeel van je maandelijkse werkzaamheden – zonder extra inspanning.
Een cruciaal onderdeel van onze Triple C’s: Controle
Deze loonjournaalpostcontrole past naadloos in het Triple C’s raamwerk van RS Finance, specifiek onder de tweede C: Controle. Waar de eerste C (Cashflow) draait om inzicht in liquiditeitsstromen en de derde (Consolidatie) om betrouwbare samenvoeging van financiële gegevens, focust Controle zich op de kwaliteit en consistentie van je financiële data.
Door dit soort controles te automatiseren, creëer je een solide basis voor al je financiële rapportages en analyses.
Meer geautomatiseerde controles
De Loonjournaalpostcontrole is slechts één van de vele mogelijkheden die The Big Data Chef biedt om financiële processen te optimaliseren. We kunnen ook andere essentiële controles automatiseren. Denk aan rekening-courantposities, aansluitingen tussen grootboek en subadministraties, en intercompany-transacties – allemaal vertaald naar intuïtieve dashboards.
Wil je zien hoe dit jouw financiële processen kan versterken?
Neem direct contact met ons op voor een demonstratie van de mogelijkheden van The Big Data Chef. Samen maken we je financiële processen efficiënter, transparanter en toekomstbestendiger.