Voor organisaties met meerdere bedrijfsentiteiten vormt het beheren van onderlinge rekening-couranten vaak een aanzienlijke uitdaging. Theoretisch zouden de saldi perfect moeten matchen – de vordering bij de ene entiteit is immers de schuld bij de andere – maar in de praktijk verloopt dit zelden vlekkeloos. Regelmatig ontstaan er verschillen, wat leidt tot boekhoudkundige hoofdpijn en potentiële compliance problemen.
In deze blog laten we zien hoe ons gespecialiseerde Rekening-Courant Controle Dashboard in Power BI dit proces transformeert, handmatig werk elimineert en realtime financieel inzicht biedt.
De kostbare last van jaareinde-correcties
Veel organisaties controleren hun onderlinge rekening-couranten pas grondig tijdens de jaarafsluiting. Wanneer er dan onvermijdelijk verschillen aan het licht komen staan financiële teams voor een arbeidsintensief proces van terugzoeken, corrigeren en afstemmen. Met een volledig boekjaar aan transacties en mutaties wordt het steeds lastiger om de exacte oorzaak van verschillen te achterhalen.
Deze achteraf benadering verspilt kostbare tijd van controllers en accountants – tijd die beter besteed kan worden aan betekenisvolle financiële analyses en strategische inzichten. Verrassingen aan het jaareinde kunnen bovendien stress veroorzaken, financiële afsluitingen vertragen en mogelijk de auditresultaten beïnvloeden.
De strategische waarde van maandelijkse verificatie
Een slimmere aanpak is om gedurende het jaar rekening-courant posities systematisch te monitoren. Door maandelijks de saldi tussen entiteiten af te stemmen, kan je team afwijkingen direct identificeren en corrigeren zodra ze optreden. Deze proactieve methodologie biedt meerdere voordelen:
- Creëert een duidelijker, beter beheersbaar controleproces
- Voorkomt onaangename verrassingen bij de jaarafsluiting
- Bouwt een betrouwbaar financieel fundament voor analyse en besluitvorming
- Vermindert de complexiteit van elke afstemcyclus
Waarom Excel tekortschiet bij deze uitdaging
Veel controllers grijpen standaard naar Excel voor deze maandelijkse controles. Hoewel Excel veelzijdig is voor vele financiële taken, creëert het significante inefficiënties bij rekening-courant afstemming:
- Vereist uitgebreid handmatig werk – data exporteren, spreadsheets opbouwen, formules controleren, afwijkingen identificeren
- Complexiteit neemt exponentieel toe met elke extra entiteit
- Hoger risico op fouten door handmatige processen
- Verbruikt onevenredig veel tijd en energie, vooral voor groeiende organisaties
Van handwerk naar geautomatiseerde intelligentie
Om deze uitdagingen op te lossen, hebben we een gespecialiseerd Rekening-Courant Controle Dashboard ontwikkeld in Power BI. Deze oplossing elimineert foutgevoelige handmatige stappen en transformeert het afstemmingsproces.
Met één klik visualiseer je of de saldi en transacties van een specifieke maand overeenkomen met corresponderende rekeningen in andere administratieve entiteiten. Het dashboard belicht onmiddellijk discrepanties, waardoor gerichte analyse en oplossing van problemen mogelijk wordt.
Door methodisch elke entiteit stap voor stap te verifiëren, behoud je volledig overzicht en zorg je dat alle onderlinge posities nauwkeurig afgestemd zijn.
Het resultaat is een proces dat aanzienlijk efficiënter, betrouwbaarder en transparanter is. Controllers kunnen hun focus verleggen van eindeloze spreadsheet-verificatie naar het interpreteren van financiële gegevens en het leveren van waardevolle inzichten.
De kracht van Business Intelligence voor financiële teams
Dit Rekening-Courant Controle Dashboard vertegenwoordigt het tweede component in de Triple C benadering van RS Finance: Controle. Terwijl de eerste C (Cashflow) zich richt op liquiditeitsinzichten, zorgt het Controle-element voor nauwkeurigheid en volledigheid van financiële gegevens tussen entiteiten. En dit is slechts het begin van wat mogelijk is.
Meer dan alleen rekening-couranten
Het mooie van deze aanpak is dat deze geautomatiseerde controles niet beperkt blijven tot rekening-couranten. Met ons platform The Big Data Chef kunnen we diverse maandelijkse financiële controles automatiseren en optimaliseren. Denk bijvoorbeeld aan:
- Het monitoren en elimineren van intercompany omzet
- Het afstemmen van loonjournaalposten tussen je boekhouding en salarisadministratie
- Het verifiëren en valideren van andere kritieke financiële afstemmingen
Wil je weten hoe wij financiële professionals helpen met intelligente dashboards? Neem contact met ons op voor een demonstratie van het The Big Data Chef platform.